Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Wer die Daten technisch verarbeitet

Die Imoctrl-Plattform verarbeitet die Daten im Auftrag der/des Verantwortlichen als Auftragsverarbeiterin (Art. 28 DSGVO). Dabei werden folgende Subunternehmer eingesetzt:

• Supabase Inc.: Datenbank, Anmeldung/Authentifizierung, Dateispeicher (Verträge auf Basis von Standardvertragsklauseln).
• Vercel Inc.: Hosting der Anwendung. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums sind auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Beschluss 2021/914) gestützt. Verarbeitungsort: [Region der Vercel-Funktionen eintragen, abzulesen im Vercel-Dashboard unter Project Settings, Functions]

Karte am Objekt: Die Kartenbilder stammen von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich). Unser Server ruft sie ab und gibt sie weiter; dabei werden nur die Nummern des Kartenausschnitts übermittelt, nicht Ihre IP-Adresse und keine Daten aus der Anwendung wie Namen oder Anschriften. Die Lage eines Hauses wird nicht über einen Dienst ermittelt: Sie wird von Hand auf der Karte gesetzt oder aus dem Mittelpunkt der Postleitzahl berechnet, aus einer Tabelle innerhalb der Anwendung. Die Verweise „Öffnen in OpenStreetMap, Google Maps, Apple Karten“ führen erst auf Ihren Klick zu diesen Anbietern; dann gelten deren Datenschutzbestimmungen.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rolle in der Verwaltung
• Vertrags- und Mietdaten: Mietverhältnisse, Mietkonditionen, Vertragsdokumente
• Finanzdaten: Zahlungen, Kontoverbindung (IBAN/BIC), Belege
• Kommunikationsdaten: Nachrichten und Beiträge innerhalb der App, Bewertungen von Dienstleister:innen
• Dokumente und Fotos: hochgeladene Belege, Zählerstände/-fotos
• Ggf. weitere freiwillig hinterlegte Angaben zu einer Person
• Technische Protokolldaten: Anmeldezeitpunkte, IP-Adresse im Rahmen von Hosting und Anmeldung

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Durchführung und Verwaltung des Mietverhältnisses: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Instandhaltung, Reparaturvorgänge, Kommunikation dazu: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Organisation der Hausgemeinschaft (internes Board): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
• Buchhaltung und steuerlich relevante Belege: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)
• Systemsicherheit (Protokolldaten): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

5. Weitergabe der Daten

Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich an die oben genannten Subunternehmer sowie an Personen innerhalb derselben Verwaltung, soweit dies für deren Rolle erforderlich ist. Ein Verkauf von Daten oder eine Nutzung für Werbezwecke findet nicht statt.

6. Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. handels-/steuerrechtliche Fristen von 6 bis 10 Jahren für Belege). Details siehe internes Löschkonzept.

Selbst angelegte, nicht genutzte Konten: Wird ein selbst angelegtes Verwaltungsprojekt nach seiner Erstellung nie befüllt, es enthält also weder Objekte noch Einheiten, Verträge, Zähler, Vorgänge, Zahlungen, Dokumente noch weitere Personen, wird es nach 90 Tagen als inaktiv gemeldet und frühestens 30 Tage danach entfernt. Sobald darin auch nur ein einziger Datensatz angelegt wurde, greift diese Regel nicht mehr, und es gelten ausschließlich die oben genannten Fristen.

6a. Registrierung und Bestätigung der E-Mail-Adresse

Wer sich selbst ein Konto anlegt, gibt dabei eine E-Mail-Adresse und ein Passwort an. Beides wird zur Bereitstellung des Zugangs verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); das Passwort wird ausschließlich als nicht rückrechenbarer Prüfwert gespeichert. Die E-Mail-Adresse dient zugleich der Wiederherstellung des Zugangs und der Bestätigung, dass die Adresse tatsächlich der anmeldenden Person gehört.

Der Zugang ist sofort nutzbar; die Bestätigung wird nachgeholt. Bleibt sie aus, pausiert der Zugang nach 14 Tagen, die gespeicherten Daten bleiben davon unberührt und sind nach der Bestätigung unverändert verfügbar.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) gegen die Verarbeitung Ihrer Daten sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Wenden Sie sich dazu an die/den oben genannte:n Verantwortliche:n.

8. Cookies

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies zur Anmeldung (Session-Cookies) gesetzt. Es findet kein Tracking und keine Analyse Ihres Verhaltens statt, daher ist keine Cookie-Einwilligung erforderlich.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.